Laatste versie 28/02/2025

Algemene voorwaarden en condities voor de syndic software

Met “gebruikerslicentie” wordt bedoeld: het niet exclusieve, niet overdraagbaar recht welke de Klant toelaat het Organimmo softwarepakket PROPERLY SYNDIC (vroeger genaamd ORGANIMMO SYNDIC) te kunnen gebruiken op een wijze zoals ORGANIMMO het voorziet en beperkt tot het gebruik voor beheer van de actieve gebouwen (VME’s) zoals bepaald in de geldende prijslijst. De Klant verklaart voldoende kennis genomen te hebben van de op het ogenblik van de aanschaf aanwezige mogelijkheden en beperkingen van de betreffende software genaamd PROPERLY en verklaart er zich mee akkoord. De software kan aangeboden op een omgeving van keuze.
Met ‘eenheid’ wordt bedoeld elke afzonderlijke entiteit in een actief door de Klant beheerd gebouw, dat zo vastgesteld is via de basisakte van het gebouw/complex en waaraan algemene delen toegekend zijn.
Om de eenheden te kunnen bepalen, verbindt de Klant zich ertoe de basisakte en elke eventuele wijzigende basisakte te bezorgen aan Organimmo indien gevraagd. Organimmo verbindt zich ertoe deze akten louter en alleen aan te wenden voor de bepaling van de hoeveelheid eenheden.
Met “actief door de Klant beheerd gebouw”, wordt bedoeld: een gebouw omvattende een verenging van mede-eigendom, als dusdanig aangemaakt in de database van de software en waarbinnen de Klant via de software transacties uitvoert, met het oog op het beheer van het gebouw en op een wijze zoals ORGANIMMO in de software voorziet.
Dergelijke transacties kunnen bestaan uit het toewijzen van facturen, opnemen van tellers, maken van afrekeningen, organiseren van algemene (digitale) vergaderingen, case management, zonder dat deze voorbeelden limitatief en/of verplicht zijn. Eenmaal een gebouw door de Klant als “non actief” aangeduid wordt binnen de software, kunnen binnen dit gebouw en/of haar onderdelen geen transacties meer gebeuren via de software, enkel de historieken kunnen nog geraadpleegd worden. Dergelijk door de Klant als “non actief” verklaard gebouw wordt niet (langer) als een actief door de Klant beheerd gebouw geteld binnen de licentie. De Klant verklaart deze omschrijving voldoende te kennen en te begrijpen.
De Klant verklaart voldoende kennis genomen te hebben van de op het ogenblik van de aanschaf aanwezige mogelijkheden en beperkingen van de betreffende software en verklaart er zich mee akkoord.
De Klant verklaart voldoende kennis genomen te hebben van de op het ogenblik van de beperkingen van de betreffende software buiten de aangeboden Cloud oplossingen OaaS,OaaD, Full aangeboden door ONIT en Microsoft Azure aangeboden door Microsoft via haar partners en verklaart er zich mee akkoord.
Met “update(s)” wordt bedoeld: een aanpassing en/of uitbreiding van de mogelijkheden van de door ORGANIMMO via de licentie(s) aan de Klant ter beschikking gestelde software. De updates kunnen zowel tot doel hebben het oplossen van fouten in de softwarewerking (bugs), aanpassingen welke nodig zijn om de ORGANIMMO softwareoplossing op nieuwere versies van besturingssystemen te kunnen laten werken, aanpassingen welke nodig zijn om de functionaliteit van de software aan te passen of te verbeteren, te wijzigingen omwille van bvb veranderende wetgeving of enige andere dan hiervoor opgesomde reden. Er kan een downtime met betrekking tot de toegang en het gebruik van de software zich voordoen tijdens zo een update.
ORGANIMMO houdt zich het recht voor om zelf het ogenblik en de inhoud van een update te bepalen. De software bevat technische voorzieningen ter controle en beveiliging van het rechtmatig gebruik ervan die er in bestaan dat periodiek, met elke update van de software, een sleutel wordt aangereikt door ORGANIMMO, die dient te worden opgegeven teneinde de software tot de nieuwe update te kunnen gebruiken. Hetzelfde geldt voor alle achtereenvolgende updates.
ORGANIMMO kan, m.b.t. de functionaliteiten van de aan de Klant ter beschikking gestelde software, autonoom beslissen om bepaalde nieuwe of vernieuwde functionaliteiten evenals overige aanpassingen enkel te voorzien via afzonderlijke nieuwe modules waarvoor de Klant licenties zal kunnen aanschaffen.
ORGANIMMO zal de Klant ter zijner gebruiksgemak automatisch van elke door ORGANIMMO vrijgegeven update voorzien. ORGANIMMO oordeelt autonoom wanneer dergelijke update voldoende matuur is voor algemene vrijgave en gebruik door haar cliënteel. De Klant zorgt hiertoe zelf steeds dat het deel van zijn informaticasystemen waarop de software en de database geïnstalleerd zijn, via het internet de nodige servers van ORGANIMMO kunnen benaderen. ORGANIMMO zorgt ervoor dat de software welke bij de Klant geïnstalleerd wordt, weet welke van de ORGANIMMO server(s) moet(en) benaderd worden teneinde toe te laten dat de software welke bij de Klant geïnstalleerd is, automatisch de laatste update(s) kan downloaden. Na een update krijgt de Klant een melding per mail hiervan met de nieuwste release notes. Zodra de Klant deze melding ontvangt zal hij er alles aan doen om de update te installeren door het volgen van de begeleidende installatieprocedures. De Klant weet dat hij hierdoor steeds en pas na heropstart van de software over de laatste versie ervan zal beschikken en verklaart zich hiermee akkoord. De Klant weet dat support en ondersteuning niet zal voorzien worden van de Organimmo helpdesk indien de software niet in de minimum de 2de laatste versie geüpdatet werkende is.
Onder de “All-In Support” formule wordt begrepen de mogelijkheid voor de Klant om digitaal contact op te nemen met ORGANIMMO in geval van problemen of vragen met betrekking tot de geleverde software.
ORGANIMMO verbindt zich er onder deze formule toe haar vakkundigheid en zorg aan te wenden om de Klant bijstand van de best mogelijke kwaliteit te verstrekken, conform de wettelijke, reglementaire en contractuele voorschriften.
ORGANIMMO spant zich onder deze formule naar best vermogen in om eventuele problemen en/of vragen op korte termijn op te lossen dan wel te beantwoorden. Alleen ORGANIMMO bepaalt daarbij of ter plaatse komen zinvol is dan wel een interventie op afstand volstaat. ORGANIMMO kan digitaal bereikt worden gedurende de normale kantooruren.
Ten einde zorgvuldig en met de nodige kennis van zaken beroep te kunnen doen op de “All-In Support” formule, dient de Klant de speciaal door ORGANIMMO daartoe ingerichte opleidingen te hebben gevolgd, alsook nieuw te volgen opleidingen op vraag van ORGANIMMO onverwijld te zullen volgen. Zoniet wordt de support, ongeacht de kennis in hoofde van de Klant, aangerekend aan 140 EUR per uur (excl. BTW - aanrekenbaar per kwartier).
Zo misbruik, dan wel buitensporig, disproportioneel of onredelijk gebruik wordt gemaakt van deze bijstand, heeft ORGANIMMO de mogelijkheid deze stop te zetten, met behoud van vergoeding.
ORGANIMMO zal de licentievergoeding jaarlijks aanpassen bij aanvang van elk nieuw kalenderjaar. Aanpassingen zullen gebeuren op basis van evolutie van het gezondheidsindexcijfer: het gezondheidsindexcijfer van de maand voorafgaand aan de nieuwe facturatieperiode wordt gedeeld door het gezondheidsindexcijfer van de maand voorafgaand aan de vorige facturatieperiode. Aldus wordt een factor bekomen, welke echter nooit kleiner dan één (1) kan zijn. De vorige geldende prijs voor de licentie(s) wordt vermenigvuldigd met deze factor om te komen tot de nieuwe prijs van de licentie(s) welke na de komma naar boven afgerond wordt.
ORGANIMMO mag de licentievergoeding aanpassen met het ingaan van het stilzwijgend verlengen van de overeenkomst met telkens 12 maanden en zal uiterlijk 1 maand voor het einde van de overeenkomst de aangepaste prijzen kenbaar maken aan de Klant.
ORGANIMMO kan de OaaS cloud vergoeding jaarlijks aanpassen bij aanvang van elk nieuw kalenderjaar. Aanpassingen zullen gebeuren op basis van evolutie van het gezondheidsindexcijfer: het gezondheidsindexcijfer van de maand voorafgaand aan de nieuwe facturatieperiode wordt gedeeld door het gezondheidsindexcijfer van de maand voorafgaand aan de vorige facturatieperiode. Aldus wordt een factor bekomen, welke echter nooit kleiner dan één (1) kan zijn. De vorige geldende prijs voor de licentie(s) wordt vermenigvuldigd met deze factor om te komen tot de nieuwe prijs van de licentie(s) welke na de komma naar boven afgerond wordt.
De reboots van alle Organimmo platform servers gebeurd om 4h 's morgens. Voor de gebruiker betekent dit dat er dagelijks onderbrekingen zullen zijn rond 4h. Voor partners die data ophalen met de Organimmo APIs stellen we voor om vanaf 3/01/2024 geen API requests te doen tussen 03:55 en 04:15 (tot nu toe werd dit afgeraden tussen 00:55 en 01:15).
De software, met inbegrip van de teksten, de structuur, de lay-out, de grafische bestanddelen, de presentatie, de logo’s en het geheel van eventuele andere elementen, wordt beschermd door intellectuele rechten. Deze intellectuele rechten blijven ten volle eigendom van ORGANIMMO en betreffen onder meer, maar niet limitatief: het auteursrecht, de naburige rechten, de databankrechten en de merkenrechten.
De Klant gaat ermee akkoord dat, teneinde deze intellectuele rechten te beschermen, behoudens toestemming van ORGANIMMO of ingevolge dwingende wettelijke bepalingen, noch de Klant, noch een derde partij in naam van de Klant het volgende zal doen:
- de software, geheel of gedeeltelijk, decompileren, omzetten in broncode,
  demonteren, analyseren bij “reverse engineering”, ontsleutelen, wijzigen of afgeleide werken ervan maken, ook niet met het oog op het verbeteren van fouten;
- op enigerlei wijze gebruiken om servicebureaudiensten, commerciële timesharing-diensten of andere computerdiensten aan derden te verlenen, verzenden of functionaliteit ervan verlenen via het internet of een ander netwerk, kopiëren, verkopen, verdelen, uitlenen, doorgeven, vertalen, verspreiden, weergeven, reproduceren, publiceren, verhuren, leasen, in sublicentie geven, of op enige andere wijze feitelijk of juridisch overdragen;
- de in de software aangebrachte eigendoms- en auteursrechtaanduidingen, geheel of gedeeltelijk, wijzigen of verwijderen.
Bovenvermelde bepalingen gelden ook voor de broncodes, de technische documentatie, de helpteksten en de gebruikershandleidingen van de software, alsook voor de uittreksels uit de software die omwille van publicitaire of andere doeleinden, al dan niet kosteloos, door ORGANIMMO worden aangeboden.
Geheimhoudingsverplichtingen van ORGANIMMO
ORGANIMMO
- moet de Vertrouwelijke Informatie van DE KLANT strikt geheimhouden.
- mag de Vertrouwelijke Informatie van DE KLANT niet aan iemand meedelen zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van DE KLANT.
- moet dezelfde mate van zorg aan de dag leggen om de geheimhouding van de Vertrouwelijke Informatie van DE KLANT te beschermen als ORGANIMMO gebruikt om zijn eigen vertrouwelijke informatie te beschermen.
- mag de Vertrouwelijke Informatie van DE KLANT niet gebruiken voor een ander doel dan het Toegelaten Doel.
ORGANIMMO kan de vertrouwelijke informatie van DE KLANT bekend maken aan de kaderleden, werknemers, professioneel adviseurs, verzekeraars, agenten en onderaannemers ORGANIMMO die toegang moeten hebben tot de vertrouwelijke informatie van DE KLANT uitsluitend voor de uitvoering van hun werk en die ertoe gebonden zijn de geheimhouding van de vertrouwelijke informatie van DE KLANT te beschermen. In dut geval zal ORGANIMMO steeds DE KLANT informeren alvorens hun werk aangevat wordt.
Deze clausule legt ORGANIMMO geen verplichtingen op met betrekking tot Vertrouwelijke Informatie van DE KLANT:
- waarvan ORGANIMMO op de hoogte is vóór de bekendmaking krachtens deze Specifieke Voorwaarden en die niet onder enige andere geheimhoudingsverplichting valt.
- die algemeen bekend is of wordt zonder toedoen van ORGANIMMO.
- die door ORGANIMMO werd verkregen van een derde in omstandigheden waarin ORGANIMMO geen reden heeft om aan te nemen dat er een geheimhoudingsverplichting geschonden is.
Duur en beëindiging van de licenties: de licenties die met deze overeenkomst worden verleend, worden wereldwijd verleend, zijn niet- exclusief, niet-overdraagbaar, en worden aangegaan voor een initiële duur van 12 maanden, ingaand op de dag van de eerste facturatie. De overeenkomst wordt stilzwijgend verlengd met telkens 12 maanden behoudens aangetekende opzeg door een der partijen uiterlijk 3 maanden voor het einde van de overeenkomst. In geval de licentieovereenkomst achteraf uitgebreid wordt met bijkomende licenties zullen deze alle modaliteiten van de licentieovereenkomst volgen. Bij de beëindiging van de licenties vervalt ook de werkende toegang tot de door de Klant ingebrachte gegevens. Een copij van de ingebrachte gegevens kan op een standalone omgeving van de klant beschikbaar gezet worden zuiver ter inzage van de ingebrachte gegevens. Ook na beëindiging van de licenties blijven onderhavige voorwaarden van toepassing op de nog in het bezit van de Klant zijnde software.
De facturatie van de licentievergoeding(en) gebeurt maandelijks de eerste dag volgend op de maand van de activatiedatum van de software.
Behoudens vermelding van een concrete vervaldag, is de factuur via domiciliëring betaalbaar binnen een termijn van 15 dagen te rekenen vanaf
de dag volgend op die van de datum van de factuur. Ingeval de klant zonder domiciliëring werkt wordt door ORGANIMMO per opgemaakte factuur een administratieve toeslag van 35 Euro excl.BTW aangerekend worden. De Klant is vanaf de vervaldag van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een verwijlinterest verschuldigd die overeenkomt met de verwijlintrest zoals voorzien in de Wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties verhoogd met twee procentpunten, en een forfaitaire schadevergoeding van 10 % op het achterstallig bedrag met een minimum van 250 EUR. Kortingen, aftrekken, inhoudingen e.d., om welke reden ook (zoals voor contante betaling) worden niet toegestaan. Bij betalingsachterstal heeft ORGANIMMO het recht de (verdere) uitvoering van de overeenkomst met de Klant te schorsen, waardoor de Klant alle via deze overeenkomst bekomen gebruiksrechten verliest, ook als de wanbetaling een andere contractuele relatie betreft.
ORGANIMMO levert de diensten en producten naar best inzicht en vermogen. Evenwel biedt ORGANIMMO geen enkele garantie met betrekking tot de geleverde diensten en producten, waaronder de garantie dat de dienst of het product geschikt zal zijn voor een bepaald doel.
Organimmo sluit in alle geval de buitencontractuele aansprakelijkheid integraal uit, zowel in haar hoofde, als in hoofde van haar eventuele hulppersonen. De Klant kan in geen geval Organimmo noch haar hulppersonen buitencontractueel aanspreken en/of betrekken bij geschillen over de totstandkoming, uitvoering, interpretatie of beëindigen overeenkomst.
ORGANIMMO is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat door het onjuist gebruik of functioneren van de software, dan wel door het gebruik van de software in combinatie met verkeerde of defecte hardware. In geval van aanwezigheid van fouten (bugs) in de software, gaat de aansprakelijkheid van ORGANIMMO nimmer verder dan te trachten in een volgende versie van de software deze fouten te verhelpen. De Klant is verantwoordelijk voor het installeren van alle nodige anti-virusprogramma’s en voor het regelmatige updaten daarvan.
ORGANIMMO is niet aansprakelijk voor schade welke niet rechtstreeks en onmiddellijk het gevolg is van een zware fout of bewezen opzet en zal nooit aansprakelijk zijn voor indirecte of gevolgschade, die op enigerlei wijze voortvloeit uit het gebruik van, of het niet kunnen gebruiken van het geheel of een deel van de software, zoals de aanschaffingskosten voor vervangende producten of diensten, verlies van inkomen of gederfde winst of gelijk welke andere schade naar aanleiding van het onderbreken van de werking, vorderingen van derden, verlies van gegevens enzovoort, zelfs indien ORGANIMMO op de hoogte is gebracht van de mogelijkheid van het ontstaan van zulke schade.
De aansprakelijkheid van ORGANIMMO met betrekking tot rechtstreekse schade zal beperkt zijn tot louter contractuele aansprakelijkheid en tot maximaal het herstel in natura door het opnieuw presteren van de te leveren diensten en/of producten. De contractuele aansprakelijkheid van ORGANIMMO zal in alle gevallen beperkt zijn tot vijftig procent (50%) van de door haar in het kader van de schadeverwekkende dienst en/of product aan de Klant gefactureerde en effectief betaald gekregen bedragen.
ORGANIMMO kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de niet (tijdige) verlening van de licentie(s) op de software, in geval van uitputting van de voorraad of de onbeschikbaarheid van de software, in gevallen van overmacht zoals onrust, staking, of onderbreking van de postdiensten en vervoers- en/of communicatiemiddelen, overstroming, brand. Waarbij ORGANIMMO aan de Klant toegang verleent tot software die wordt geïnstalleerd op servers van ORGANIMMO of derden, stelt ORGANIMMO alles in het werk om, in de mate van het mogelijke, de toegang tot de software 7 dagen op 7 en 24 uur op 24 te verzekeren, zonder enige garantie dienaangaande. Deze toegang kan worden onderbroken, met name wegens onderhoud en updates, ingevolge storingen of omwille van enige andere technische reden.
Bij de toepassingen kan ORGANIMMO nooit aansprakelijk gesteld worden voor schade door onrechtmatig gebruik van de aan de Klant verleende licentie(s) (bijv. door misbruik van de door de Klant gekozen gebruikersnaam en/of het door de Klant gekozen paswoord). In geval dergelijk misbruik zou vastgesteld worden, zal de Klant ogenblikkelijk zijn gebruikersnaam en/of paswoord aanpassen en de nodige medewerking verlenen opdat het misbruik zou worden beëindigd.
In geval van onrechtmatig gebruik van de software in strijd met onderhavige licentievoorwaarden zal de Klant aan ORGANIMMO een schadevergoeding verschuldigd zijn die forfaitair begroot wordt op 5 maal de waarde van de in licentie(s) gegeven software per vastgestelde inbreuk, onverminderd het recht voor ORGANIMMO om een hogere schadevergoeding te vorderen.
ORGANIMMO zorgt via zijn IT-partner ervoor over een dagelijkse back-up op van zijn via de software opgeslagen gegevens te beschikken en deze regelmatig na te zien op hun betrouwbaarheid. Hierbij wordt een retentie policy toegepast van 14 dagen. Bijgevolg kunnen de gegevens tot maximum 14 dagen na aanvraag opgevraagd en/of gerestored worden.
De Klant verbindt zich ertoe om ORGANIMMO uit eigen beweging en binnen redelijke termijn alle beschikbare informatie te verstrekken die nodig is en/of op één of andere wijze kan bijdragen aan de succesvolle verwezenlijking van alle opdrachten die de leverancier in het kader van deze overeenkomst heeft gekregen. Daarnaast zal de Klant op het eerste verzoek en binnen redelijke termijn aan ORGANIMMO alle noodzakelijke en/of nuttige informatie verstrekken die door ORGANIMMO gevraagd wordt en die de leverancier nodig heeft om zijn opdrachten naar behoren uit te voeren. De Klant begrijpt het grote belang van en garandeert de adequaatheid en nauwkeurigheid van alle gegevens, instructies en informatie die door de Klant in het kader van deze overeenkomst aan ORGANIMMO worden verschaft. Hij verbindt er zich eveneens toe om alle redelijke voorzieningen die ORGANIMMO nodig heeft om de in deze overeenkomst voorziene producten en prestaties te leveren, ter beschikking te stellen. Hieronder vallen bvb, zonder limitatief in opsomming te zijn: hardware, operating systemen en/of andere licenties, gebruiksrechten, producten of ICT platformen. De Klant blijft op elk ogenblik verantwoordelijk voor de correcte werking en de beschikbaarheid van de noodzakelijke uitrusting zoals hiervoor bedoeld.
Gedurende de duur van deze overeenkomst en gedurende een periode van één (1) jaar na afloop daarvan, zal de Klant op Belgisch grondgebied geen gebruik maken van de diensten van het personeel, en de medewerkers van ORGANIMMO die instaan voor de ontwikkeling of de verdeling van de software, en dit rechtstreeks noch onrechtstreeks, als zelfstandige, als vennoot, als bediende of in om het even welke andere hoedanigheid of wijze, behoudens uitdrukkelijke, schriftelijke en voorafgaande toestemming van ORGANIMMO. In geval van inbreuk op het verbod voorzien in dit artikel, zal de Klant aan ORGANIMMO bij wijze van forfaitaire schadevergoeding een bedrag betalen gelijk aan 25.000 EUR, onverminderd het recht van ORGANIMMO om hogere schade te bewijzen.
Installatie, conversies, opleidingen, advies, personalisaties, verplaatsingskosten evenals alle overige diensten of producten worden aan het dan geldende (uur)tarief verrekend.
De Klant verbindt zich ertoe aan ORGANIMMO alle vereiste informatie, documenten en feedback te verschaffen, ten einde ORGANIMMO toe te laten deze overeenkomst, conform de modaliteiten daarin voorzien, uit te voeren, zonder dat dit evenwel aanleiding kan geven tot enig (onverdeeld) intellectueel recht in zijn hoofde. Zo toch enig intellectueel recht in hoofde van de Klant zou ontstaan op welk danig werk ook dat voortvloeit uit deze overeenkomst, vervreemdt de Klant deze rechten, exclusief en definitief ten gunste van ORGANIMMO in hun meest volledige actuele en toekomstige omvang, zowel voor wat betreft alle nu bestaande en toekomstige exploitatiewijzen, zonder dat hier enige vergoeding tegenover staat. In voorkomend geval doet de Klant ook uitdrukkelijk afstand van de uitoefening van zijn vaderschaps- en divulgatierecht ten gunste van ORGANIMMO, en zal hij zich niet verzetten tegen wijzigingen door ORGANIMMO die er op gericht zijn het gebruiksgemak te bevorderen of dietegemoet komen aan de gebruiken in de sector.
ORGANIMMO heeft steeds het recht en de keuze om ofwel de dwanguitvoering te vorderen ofwel de overeenkomst, zonder voorafgaande ingebrekestelling, geheel of gedeeltelijk als ontbonden te beschouwen indien de Klant in gebreke blijft zijn verbintenissen na te komen. In geval van ontbinding verbindt de Klant zich tot teruggave van alle materiële dragers van de software, binnen de 24 uur na ontvangst van het aangetekend schrijven van ORGANIMMO waarin de ontbinding wordt meegedeeld en de teruggave wordt gevorderd. Indien de overeenkomst wordt ontbonden ten laste van de Klant, verbindt de Klant zich tot het betalen van een forfaitaire schadevergoeding van 30% van de waarde van alle geleverde software, gebaseerd op de geactualiseerde prijzen voor de (basis)(gebruikers)licentie(s), onverminderd het recht van ORGANIMMO op vergoeding van de winstderving die dit forfait overstijgt, alle andere schade en de gebeurlijke gerechtskosten

Deze website maakt gebruik van cookies

Deze website gebruikt cookies en verzamelt daarmee informatie over het gebruik van de website om deze te analyseren en om er voor te zorgen dat je voor jou relevante informatie en advertenties te zien krijgt. Door hiernaast op akkoord te klikken, geef je aan akkoord te zijn met het gebruik van cookies en het verzamelen van informatie aan de hand daarvan door ons en door derden.

Akkoord

Niet akkoord